Das Transparenzregister und die Eintragungspflicht

Am 1. August 2021 ist das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) mit weitreichenden Folgen für die Praxis in Kraft getreten. Das Transparenzregister erstarkt zu einem Vollregister und verpflichtet zukünftig alle Gesellschaftsformen – nur mit vorläufiger Ausnahme der GbR – ihren wirtschaftlich Berechtigten offen zu legen. Die bisher geltende Mitteilungsfiktion gem. § 20 Abs. 2 GwG für Gesellschaftsformen, deren notwendige Angaben sich bereits vollständig aus anderen öffentlich verfügbaren und elektronisch abrufbaren inländischen Registern ergeben, wie beispielsweise dem Handels- oder Partnerschaftsregister, fällt ausnahmslos weg. Die betroffenen Gesellschaften müssen zukünftig zwingend sowohl eine erstmalige Meldung als auch künftige Änderungen zum wirtschaftlich Berechtigten abgeben. Im Falle des Unterlassens droht ein Bußgeld.

Ziel der Gesetzesänderung ist es, die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung weiter zu verbessen und Transparenz über die Rechtseinheiten und ihre wirtschaftlich Berechtigten zu schaffen. 

Die Mitteilungspflichten gelten durch die Streichung der Mitteilungsfiktion aus § 20 Abs. 2 GWG jetzt insbesondere auch für folgende Gesellschaftsformen: AG, SE, KGaA, GmbH, UG, OHG, KG, GmbH & Co. KG, Genossenschaft, Partnerschaft, Stiftungen, Vereine.

GbRs sind derzeit noch nicht meldepflichtig. Dies wird sich aber mit hinreichender Wahrscheinlichkeit mit dem in Kraft treten des Gesetzes zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) zum 1. Januar 2024 ändern, so dass zukünftige Mitteilungspflichten bezüglich der GbR zum Transparenzregister im Blick zu behalten sind.

Gemäß § 20 Abs. 1 Satz 1 GwG hat die Gesellschaft ihren wirtschaftlich Berechtigten, sofern sie diesen kennt, gegenüber dem Bundesverwaltungsamt zur Eintragung ins Transparenzregister mitzuteilen. Die Mitteilung erfolgt in elektronischer Form über www.transparenzregister.de.

Als wirtschaftlich Berechtigter gilt jede natürliche Person, die:

Zu jedem wirtschaftlich Berechtigten sind Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses darzulegen. Mit Blick auf die Art und den Umfang des wirtschaftlichen Interesses ist anzugeben, woraus sich die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter nach den vorstehend genannten Kriterien ergibt, bspw. durch Halten der Kapitalanteile, Stimmrechten, Absprachen mit den Anteilseignern, durch die Möglichkeit zur Ernennung von gesetzlichen Vertretern oder anderen Organmitgliedern.

Nach dem TraFinG müssen die vorstehenden genannten Mitteilungen ohne Verzögerung übermittelt werden. Neu gegründete Gesellschaften müssen dieser Verpflichtung also unverzüglich nachkommen. Bereits bestehende Gesellschaften, die vor der Änderung des TraFinG noch nicht eintragungspflichtig waren, wird eine Übergangsfrist gewährt. 

Welche Übergangsfristen dies sind und ab wann Bußgelder bei einem Verstoß gegen die Mitteilungspflichten zu erwarten sind, lässt sich der nachstehenden Tabelle entnehmen:

Für die Praxis ist zu erwarten, dass statt bisher 400.000 Gesellschaften künftig bis zu ca. 2,3 Mio. Gesellschaften eine Mitteilung machen müssen (zukünftige GbR Mitteilungen noch nicht eingerechnet). Der Verwaltungsaufwand für die Gesellschaft beschränkt sich dabei nicht auf die einmalige Eintragung. Auch jede Änderung bei den wirtschaftlich Berechtigten ist eintragungspflichtig. Dies gilt auch für Gesellschaften, die bereits in anderen Registern registerpflichtig sind. Die doppelte Registerführung führt zu entsprechendem erheblichem administrativem Aufwand.

Auf Grund der drohenden Bußgelder muss die Sicherstellung der Verpflichtungen in der unternehmerischen Compliance überwacht werden. Dazu sollten entsprechende unternehmensinterne Strukturen implementiert und dokumentiert werden. Bei Veränderungen im Gesellschafterkreis, der Struktur der Gesellschaft bzw. des Konzerns, wozu auch Satzungsänderungen oder schuldrechtliche Vereinbarungen gehören, muss die Überprüfung möglichst engmaschig erfolgen. Die Einhaltung von Transparenzregisterpflichten sollte auch standardmäßig in das Prüfprogramm einer Due Diligence bei M&A-Transaktionen aufgenommen werden. 

Ist bereits eine Meldung zum Transparenzregister vorgenommen worden, sollten die bereits angegebenen Daten daraufhin überprüft werden, ob diese vollständig und richtig sind, da auch bei unvollständigen und unrichtigen Angaben ein Bußgeld droht. Die Übergangsfristen sollten dazu genutzt werden, die erforderlichen Informationen für die Mitteilungen aufzuklären und diese vorzubereiten.

Jede betroffene Gesellschaft sollte zudem genau prüfen, wer in ihrem Fall als wirtschaftlich Berechtigter gilt. Die Mitteilungspflicht ist fehleranfällig, da sich die Mitteilungspflichten an den Auffassungen des Bundesverwaltungsamts orientieren müssen und diese nicht statisch sind. Auf wandelnde Auffassungen des Bundesverwaltungsamts zum wirtschaftlich Berechtigten muss daher ggf. unter Hinzuziehung einer Rechtsberatung reagiert werden.